Een technische handleiding laten ontwerpen is een proces waarbij je op verschillende aspecten moet letten om de eindgebruiker zo effectief mogelijk te begeleiden. Hier zijn een aantal belangrijke stappen en overwegingen om tot een gebruiksvriendelijke en effectieve handleiding te komen.
Stap 1: Ken je doelgroep
Een van de eerste en belangrijkste stappen is het bepalen voor wie je de handleiding schrijft. Iedere doelgroep heeft verschillende niveaus van voorkennis en vaardigheden, en dit bepaalt de toon en details van de handleiding. Door een persona op te stellen – een beschrijving van een typische gebruiker – kun je specifieke behoeften en verwachtingen helder in kaart brengen. Het identificeren van taken en vaardigheden van gebruikers is essentieel om te zorgen dat de handleiding nuttige informatie biedt die zij direct kunnen toepassen.
Stap 2: Informatie verzamelen
Voor een technische handleiding moet je gedetailleerde en betrouwbare informatie hebben. Voor machines kunnen dit bijvoorbeeld de technische constructiedossiers of risicoanalyses zijn, terwijl bij software je de release notes of functionele documentatie consulteert. Het is belangrijk om alle relevante bronnen goed te analyseren en structuren te plannen, zodat alle noodzakelijke informatie aanwezig is zonder overbodige details.
Stap 3: Structuur en indeling
Een duidelijke, logische structuur is cruciaal. Begin met een overzichtelijke inhoudsopgave en zorg dat de handleiding is onderverdeeld in makkelijk te volgen hoofdstukken. Deel informatie op in secties zoals ‘Concepten’ (voor achtergrondinformatie), ‘Taken’ (stap-voor-stap instructies), en ‘Referenties’ (technische specificaties). Deze driedeling zorgt ervoor dat gebruikers snel relevante informatie kunnen vinden en kunnen navigeren tussen onderwerpen. Het gebruik van opsommingen, kernzinnen en een vaste structuur helpt om consistentie en leesbaarheid te bevorderen.
Stap 4: Duidelijke taal en visuele ondersteuning
Zorg ervoor dat de taal eenvoudig en actief is. Vermijd vakjargon of leg het uit in eenvoudige termen als het niet anders kan. Ook visuele elementen zoals afbeeldingen, diagrammen, en stap-voor-stap illustraties ondersteunen het begrip aanzienlijk, vooral bij ingewikkelde processen. Visuele instructies zijn sneller te begrijpen dan tekst en maken het makkelijker om de juiste stappen te volgen.
Stap 5: Kladversie en herziening
Na het opstellen van een conceptversie is het belangrijk om feedback te verzamelen. Laat collega’s en, indien mogelijk, enkele gebruikers de handleiding testen. Dit geeft inzichten in waar verduidelijking nodig is of wat eventueel ontbreekt. Bij DocWriter raden we aan om zelfs externe proeflezers in te schakelen die geen voorkennis hebben, zodat zij eventuele onduidelijkheden kunnen identificeren.
Stap 6: Redigeren, vertalen en lokaliseren
Bij technische documentatie is redactie een belangrijke stap. Het einddoel is een consistent document zonder dubbele of overbodige informatie. Als je handleiding naar meerdere talen vertaald moet worden, kan een vertaalgeheugen helpen om vaktermen consistent te houden. Vervolgens moet je de vertaling aanpassen (lokaliseren) aan de culturele context van de gebruikers.
Stap 7: Publicatie en evaluatie
Afhankelijk van het product en de doelgroep kun je de handleiding op verschillende manieren verspreiden, bijvoorbeeld in gedrukte vorm, als PDF of als een interactieve webversie. Een responsive webhelp kan bijvoorbeeld de toegankelijkheid vergroten doordat deze zich aanpast aan verschillende apparaten. Ten slotte is het nuttig om feedback van gebruikers te verzamelen en eventuele updates regelmatig door te voeren, vooral als het product nieuwe functionaliteiten krijgt.
Door je handleiding nauwkeurig op te bouwen en aan te passen aan de behoeften van je doelgroep, verhoog je de gebruiksvriendelijkheid van je product en minimaliseer je supportvragen en fouten in gebruik. Uiteindelijk straalt dit ook positief af op het imago van je product en bedrijf.
Kun je ondersteuning gebruiken als je een handleiding wil laten ontwerpen? Contacteer ons, wij hebben de nodige kennis en expertise in huis.